Im Bereich der elektronischen Rechnungsabwicklung besteht nach wie vor ein großes, häufig ungenutztes Potenzial bei Unternehmen, gerade im Mittelstand und Handwerk. Daher ist es wichtig, die Unternehmen praxisnah mit qualitativ hochwertigen Informationsmaterialien zu unterstützen. Zu diesem Zweck hat ibi research als Träger des eBusiness-Lotsen Ostbayern im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi) eine umfangreiche Fallbeispielsammlung mit sieben erfahrenen Unternehmen und einem Interview veröffentlicht. Diese bietet detaillierte Einblicke in die Umsetzung der elektronischen Rechnungsabwicklung sowie die damit verbundenen Herausforderungen.

Sieben Fallbeispiele von unterschiedlichen Unternehmen aus verschiedenen Branchen
In Abhängigkeit der Unternehmensgröße und der Branchenzugehörigkeit unterscheiden sich die Ausgangssituation sowie die Herangehensweise und Lösungsmöglichkeit in Bezug auf die Einführung der elektronischen Rechnungsabwicklung deutlich. Daher enthält die Fallbeispielsammlung ein breites Unternehmensspektrum aus den Bereichen Dienstleistung (Fachgroßhandel für Handwerk und Industrie, Geschäftsreisemanagement, Online-Marketing, Online-Handel, Hotellerie-Einkaufsgesellschaft) und Produktion (Windenergieanlagenherstellung, Industriebürstenproduktion). Die Unternehmensgröße erstreckt sich dabei von drei bis knapp 20.000 Mitarbeitern.

Fallbeispiele zeigen Herangehensweisen und Lösungsmöglichkeiten auf
Die Fallbeispiele geben detaillierte Einblicke dahingehend, auf welche Art und Weise die betrachteten Unternehmen die elektronische Rechnungsabwicklung umgesetzt haben. Im Fokus stehen dabei jeweils die Ausgangssituation, die Gründe für die Einführung der elektronischen Rechnungsabwicklung, die aufgetretenen Herausforderungen, die organisatorische und technische Umsetzung, der erzielte Nutzen sowie zukünftig geplante Maßnahmen und Weiterentwicklungen. Angereichert wird die Fallbeispielsammlung zudem durch ein Interview mit einem Steuerberater zu aktuellen Entwicklungen im Bereich der elektronischen Rechnungsabwicklung.

Die elektronische Rechnung birgt viel Potenzial
Die Digitalisierung hält in sämtlichen Unternehmensbereichen seit Jahren Einzug. Auch die Prozesse in der Rechnungsabwicklung werden bei den Unternehmen zunehmend digitalisiert – angefangen von der Erstellung der Rechnung, über deren Versand und Empfang bis hin zur Bearbeitung, Archivierung sowie Bilanzierung. Dies bedeutet für die Unternehmen oftmals spürbare Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen im Vergleich zu einer rein papier- bzw. beleghaften Rechnungsabwicklung. Jedoch drucken 69 Prozent der Unternehmen elektronisch eingegangene Rechnungen zur Weiterbearbeitung noch auf Papier aus, wie ein Ergebnis der aktuellen Studie „Elektronische Rechnungsabwicklung – Fakten aus der Unternehmenspraxis“ des eBusiness-Lotsen Ostbayern zeigt.

Neben der organisatorischen und technischen Umsetzung besteht bei den Unternehmen vor allem auch Informationsbedarf in Bezug auf die rechtliche Situation. Grundlagenwissen ist zwar oftmals vorhanden, aber nicht mehr als das. So schätzen laut der genannten Studie nur 48 Prozent der Unternehmen ihren Kenntnisstand zu den rechtlichen Anforderungen der Rechnungsarchivierung als „umfassend“ ein.

Die Fallbeispielsammlung sowie weitere Informationsmaterialien zum Thema „Elektronische Rechnungsabwicklung“ können über das Portal www.elektronische-rechnungsabwicklung.de kostenlos heruntergeladen werden.

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