Infolge der Digitalisierung werden
zunehmend Unternehmensprozesse, die bislang manuell bearbeitet wurden,
elektronisch mit IT-Systemen ausgeführt. Immer häufiger stellen auch
mittelständische Unternehmen ihre Rechnungsabwicklung auf den Prüfstand und denken
um: weg vom Papier und hin zu einer elektronischen Verarbeitung der Dokumente. Dies
spart neben Portokosten auch Zeitressourcen ein. Allerdings sind gerade für
kleine und mittlere Unternehmen organisatorische und technische Konzepte sowie
rechtliche Aspekte ungeklärt. Die neue Broschüre „Elektronische
Rechnungsabwicklung“ des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrums Augsburg zeigt, was
Sie bei der Einführung beachten müssen.
Gleichstellung
von elektronischen und papierhaften Rechnungen, jedoch Empfangszustimmung
benötigt
Nach dem Umsatzsteuergesetz (UStG) ist
eine elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem elektronischen Format
ausgestellt und empfangen wird (§ 14 Abs. 1 Satz 8 UStG). Laut dieser
Definition unterliegen elektronische Rechnungen allen Bestimmungen, welche auch
für Papierrechnungen gelten (§ 14 Abs. 1 UStG). Somit sind elektronische und
papierhafte Rechnungen gleichgestellt. Allerdings müssen Kund*innen zustimmen, dass
sie elektronische Rechnungen empfangen möchten.
Beweggründe
zur Einführung: Effizienz und Kosten, rechtliche Rahmenbedingungen sowie Geschäftspartner-Richtlinien
Mit elektronischen Rechnungen können
Effizienz- und Kostenvorteile genutzt und die Nachteile der papierhaften
Rechnungsbearbeitung, z. B. Portokosten oder hohe Personal- und Zeitaufwände,
vermieden werden. Darüber hinaus können sowohl rechtliche Rahmenbedingungen als
auch organisatorische Richtlinien von Geschäftspartnern die Unternehmen dazu
zwingen, ihre bestehenden Prozesse für die Bearbeitung elektronischer
Rechnungen anzupassen. Die IT-gestützte Bearbeitung von sowohl Eingangs- als
auch Ausgangsrechnungen sowie deren revisionssichere Archivierung zählt dazu.
Vier
Schritte der Rechnungsabwicklung
Die Abwicklung von elektronischen
Rechnungen lässt sich im Wesentlichen in vier Schritte unterteilen:
Erstellung
und Versand der Ausgangsrechnung
Bearbeitung
der Eingangsrechnung
Archivierung
der elektronischen Rechnung
Verfahrensdokumentation
Der Rechnungsprozess zeichnet sich ganz
allgemein dadurch aus, dass ein Absender eine Rechnung erstellt und versendet
oder diese bereitstellt, während ein Empfänger die Rechnung erhält, prüft,
freigibt, bucht und bezahlt. Hinzu kommt die Rechnungsarchivierung und
Verfahrensdokumentation für beide Parteien. Durch sogenanntes „ersetzendes
Scannen“ können papierhafte Dokumente digitalisiert und dann in der Regel vernichtet
werden.
Neue
Broschüre zeigt rechtliche, technische und organisatorische Aspekte
Die neue Broschüre „Elektronische
Rechnungsabwicklung“ des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrums Augsburg gibt
mittelständischen Unternehmen einen Einstieg ins Thema. Dafür werden die
rechtlichen Rahmenbedingungen sowie technische und organisatorische Aspekte
betrachtet, die Sie bei der Einführung und Bearbeitung von elektronischen
Eingangs- bzw. Ausgangsrechnungen beachten müssen. Außerdem geben Fachleute des
Kompetenzzentrums konkrete Tipps, z. B. zum Scannen von Dokumenten oder Zugriffen.
Kostenfreier
Download der Broschüre: https://kompetenzzentrum-augsburg-digital.de/broschuere_e-rechnungsabwicklung
Sie deckt die wesentlichen
Informationen zum Thema elektronische Rechnungsabwicklung ab, erhebt jedoch
keinen Anspruch auf Vollständigkeit (Stand Dezember 2020).
Dieser Beitrag erschien zuerst als Pressemitteilung des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrums Augsburg.
